Welke administratie moet je bewaren, en hoe lang?

Als ondernemer moet je een administratie bijhouden én bewaren. Dat heet de fiscale bewaarplicht. Hieronder lees je wat er onder "administratie" valt, hoe lang je het moet bewaren en waar je op let.

Dit artikel is algemene informatie, geen persoonlijk fiscaal of juridisch advies. Check altijd de gelinkte bron. Bekeken op 25 oktober 2026.

Waarom bewaren?

Je administratie is de basis van je belastingaangiften. De bewaarplicht bestaat zodat de Belastingdienst kan controleren of je de juiste belasting hebt betaald. Een goed bewaarde administratie kan je volgens Ondernemersplein ook helpen bij een juridisch geschil.

Wat telt als administratie?

Kort gezegd: alle gegevens over je bedrijf die je op papier of digitaal vastlegt. De Belastingdienst noemt een aantal basisgegevens:

• Het grootboek: al je inkomsten en uitgaven, ingedeeld in categorieën.
• Debiteuren en crediteuren: wie jou nog moet betalen (je klanten) en wie jij nog moet betalen (je leveranciers).
• In- en verkoopadministratie: al je inkoop- en verkoopfacturen.
• Voorraadadministratie, als je spullen in- en verkoopt.
• Loonadministratie, als je personeel hebt.
• Gegevens die belangrijk zijn voor de belastingheffing van anderen.

Ondernemersplein noemt daarnaast kassabonnen en kwitanties van wat je contant koopt of verkoopt. Een handige vuistregel uit hun stappenplan: bewaar voor elk bedrag dat van je rekening af- of bijgeschreven wordt de bon of factuur die erbij hoort.

Uren. Wil je aftrekposten gebruiken die afhangen van het aantal uren dat je aan je bedrijf besteedt, zoals de zelfstandigenaftrek (urencriterium)? Houd dan je uren bij en bewaar die ook in je administratie.

Bronnen: Belastingdienst: Hoelang moet u gegevens bewaren?, Ondernemersplein: Administratie bijhouden en bewaarplicht, Ondernemersplein: Stappenplan administratie.

Hoe lang moet je het bewaren?

Het eenloketsysteem gebruik je alleen als je goederen of diensten verkoopt aan klanten in andere EU-landen die geen btw-aangifte doen, en je daarvoor dat systeem gekozen hebt. Voor de meeste startende zzp'ers is de termijn dus 7 jaar.

Bronnen: Belastingdienst: Hoelang moet u gegevens bewaren?, Belastingdienst: 7 of 10 jaar voor de btw.

Wanneer begint die termijn?

Niet altijd op de datum van het document. De bewaartermijn begint pas als een gegeven niet meer actueel is. Het voorbeeld van de Belastingdienst: een leasecontract dat 4 jaar loopt, hoort die 4 jaar bij je administratie. Pas daarna begint de bewaartermijn van 7 jaar.

Stop je met je bedrijf binnen de bewaartermijn? Dan moet je je administratie toch volgens de termijn blijven bewaren.

Afspraken met de Belastingdienst

Je kunt met de Belastingdienst afspreken om andere gegevens dan de basisgegevens korter te bewaren. Ook over de vorm (digitaal of op papier) en hoe gedetailleerd je administratie moet zijn, kun je afspraken maken. De Belastingdienst legt die schriftelijk vast. Let op: zo'n afspraak geldt alleen voor de Belastingdienst; voor andere overheden kan de wettelijke termijn van 7 jaar blijven gelden.

Bronnen: Ondernemersplein: Administratie bijhouden en bewaarplicht, Belastingdienst: kortere bewaartermijnen afspreken.

Digitaal bewaren

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. Je moet ervoor zorgen dat je bestanden bij een controle bruikbaar zijn, en dat geldt ook voor de programma's waarmee je ze opent. Stap je over op een ander boekhoudprogramma, zorg dan dat je oude gegevens leesbaar blijven, bijvoorbeeld via een export.

Niet te lang bewaren: denk aan de AVG

In je administratie staan persoonsgegevens, bijvoorbeeld op facturen. Die mag je niet langer bewaren dan nodig. Wil je ze langer bewaren dan de verplichte 7 of 10 jaar, dan heb je daar een goede reden voor nodig. Zijn ze niet meer nodig, dan gooi je ze weg of maak je ze anoniem.

Bronnen: Ondernemersplein: bewaren van programma's en bestanden, Ondernemersplein: privacyregels (AVG).

Ook met de KOR moet je je inkoopfacturen blijven bewaren. Meer daarover in Btw en de KOR voor beginners.